Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych partnerów Raf Trans Sp. z o. o. oraz ich przedstawicieli

Spełniając nasz prawny obowiązek, wynikający z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), przekazujemy Państwu informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych dla określonego celu.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Raf Trans Sp. z o. o., ul. Pasaż Ursynowski 9 paw. 4B, 02-782 Warszawa. Z Administratorem można skontaktować się poprzez wiadomość e-mail, przesłaną pod adres: biuro@raftrans.com.pl lub za pośrednictwem korespondencji tradycyjnej, przesłanej pod adres: Raf Trans Sp. z o. o., ul. Pasaż Ursynowski 9 paw. 4B, 02-782 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym mają Państwo prawo się skontaktować w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania Państwa danych osobowych. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest poprzez wysłanie wiadomości e-mail pod adres: iod@raftrans.com.pl lub za pośrednictwem korespondencji tradycyjnej pod adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi lub w związku z zawarciem i realizacją umowy, której stroną jest Podmiot, który Państwo reprezentują.
4. Państwa dane osobowe pozyskane zostały bezpośrednio od Państwa lub wskazane zostały przez stronę umowy (np. jako osoba odpowiedzialna za realizację przedmiotu zawartej umowy). Dane osobowe mogą być również pozyskiwane z rejestrów przedsiębiorców (CEiDG oraz KRS).
5. Dane osobowe, które przetwarzamy to:

   a) w przypadku przedstawicieli podmiotu:

   • imię i nazwisko oraz funkcja;
   • dane identyfikacyjne podmiotu (np. KRS, NIP, REGON, siedziba podmiotu);
   • dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu);
   • oraz inne dane, jeśli zostaną one przez Państwa wskazane w związku z zawarciem umowy.

   b) w przypadku osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu zawartej umowy:

   • imię i nazwisko oraz stanowisko;
   • adres e-mail;
   • numer telefonu;
   • oraz inne dane, jeśli zdecydują się Państwo na ich podanie (np. wizerunek w ramach prowadzonej korespondencji elektronicznej).
6. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest:
   • realizacja zawartej umowy lub działania podejmowane przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
   • realizacja obowiązku prawnego, ciążącego na administratorze, w tym obowiązków określonych przepisami o rachunkowości oraz przepisami dotyczącymi podatków, w szczególności, gdy dane osobowe stanowią element dokumentacji księgowej – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
   • prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obronie przed roszczeniami lub dochodzeniu roszczeń, udzielaniu odpowiedzi na przesłaną korespondencję oraz archiwizowaniu dokumentacji, a w przypadku osób wskazanych przez stronę umowy również w zakresie dokumentowania przebiegu współpracy – Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
   • Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych, w określonym celu o ile takową Państwo wyrażą (np. otrzymywanie informacji handlowych) – Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
7. Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres:
   • dane osobowe, które przetwarzane są w związku z realizacją zawartej umowy przetwarzane będą przez cały okres jej obowiązywania, a następnie przez okres wynikający z prawnie uzasadnionego interesu administratora;
   • dane osobowe, które przetwarzane są w związku z obowiązkiem prawnym, ciążącym na administratorze przetwarzane będą przez okresy wskazane w odpowiednich przepisach prawa (np. dowody księgowe przechowywane są przez okres 5 lat liczone od kolejnego roku rozliczeniowego);
   • dane osobowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora przetwarzane będą przez okres 6 lat lub do momentu ustania tego interesu. Okres ten może zostać skrócony w przypadku zgłoszenia przez Państwa skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie Państwa danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją;
   • dane osobowe, przetwarzane na podstawie zgody przetwarzane będą do momentu jej wycofania lub ustania celu, w którym zgoda została zebrana.
8. Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom, które wykonują usługi na rzecz Administratora (np. dostawca usług hostingowych, dostawca oprogramowania, z którego korzysta Administrator, kancelaria prawna, biuro rachunkowe itp.). W takim przypadku przekazanie Państwa danych osobowych następuje na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Dane osobowe mogą być również przekazane podmiotom lub stronom do tego uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe mogą również zostać przekazane na podstawie Państwa żądania.
9. Danych osobowych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię), gdy nie jest to niezbędne do właściwego i zgodnego z prawem świadczenia usług. Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony tych danych i stosując odpowiednie przepisy prawne.
10. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie podlegają one profilowaniu, a ich przetwarzanie nie wywołuje negatywnych skutków prawnych lub nie wpływa na Państwa w żaden inny sposób.
11. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu:
    • prawo do wycofania udzielonej zgody, zgodnie z art. 7 RODO
    • prawo dostępu do danych, zgodnie z art. 15 RODO;
    • prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, zgodnie z art. 16 RODO;
    • prawo do usunięcia danych osobowych, zgodnie z art. 17 RODO;
    • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 18 RODO;
    • prawo do sprzeciwu na przetwarzanie Państwa danych osobowych, zgodnie z art. 21 RODO;
    • prawo do wniesienia skargi na działania Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informację znajdą Państwo pod adresem: www.uodo.gov.pl
12. Wszelkie dodatkowe informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych jak i realizacji przysługujących Państwu praw, dostępne są pod adresem: https://www.raftrans.com.pl w zakładce RODO.